Qu’est-ce que la gestion des données de référence ?

La gestion des données de référence, en anglais Master Data Management (MDM), offre une image unifiée des données contenues sur plusieurs systèmes pour répondre aux besoins des entreprises internationales en matière d'analyse des données. Si les données de base et de référence permettent de décrire des clients, des produits, des fournisseurs, des emplacements ou d'autre entités essentielles, la MDM en fournit une image unique.

La plupart des entreprises s’appuient sur des « données de référence » partagées entre les systèmes opérationnels et d'analyse. Ces données incluent des informations sur les clients, les fournisseurs, les comptes ou les services organisationnels et servent à classer et à définir les données transactionnelles.

Le défi consiste à maintenir la cohérence, l’intégrité et le contrôle des données de référence sur l’ensemble de l’entreprise. Des données de base mal alignées et inexactes peuvent entraîner des erreurs coûteuses et donner lieu à des analyses erronnées, ce qui peut avoir un impact négatif, aussi bien sur les lancements de nouveaux produits que sur la conformité.

La réponse à ces défis et à d’autres problèmes connexes réside dans la gestion des données de référence (MDM), un ensemble de processus qui crée et entretient une image précise et cohérente des données de référence à laquelle l’ensemble de l’organisation peut accéder pour favoriser une meilleure prise de décision. En normalisant les définitions des entités commerciales, en améliorant la qualité des données et en agrégeant et en distribuant les données sur l’ensemble de l’organisation, la MDM simplifie et améliore les processus métier, ainsi que la vitesse et l’agilité de l’organisation et conduit à une vision cohérente et holistique de l’entreprise.

Une bonne solution de MDM atténue le risque lié à des données de mauvaise qualité sur l’ensemble de l’entreprise en gérant l’architecture des données, les métadonnées, la qualité des données, les hiérarchies de données, les flux de travail concernant les données de référence et la gouvernance des données. Elle permet également de synchroniser les données de référence afin que les modifications se diffusent sur l’ensemble de l’entreprise.

Gérer le sens donné aux données de référence

Une entreprise peut créer des définitions d’entreprise pour ses données de référence, mais elle peut également créer et utiliser les définitions d’une division ou d'un partenaire commercial.

Les valeurs fondamentales liées à la gestion des données de référence

Gestion des données de référence : Le Reference Data Manager (gestionnaire des données de référence ou RDM) offre une solution en libre-service afin de permettre à l'entreprise de faire preuve de davantage de précision dans ses analytises et d'améliorer son mode de gouvernance des données.

Gestion de la hiérarchie : Le gestionnaire de hiérarchie multidimensionnel vous permet d’explorer, de gérer, de versionner, de comparer et d’effectuer visuellement la maintenance de la hiérarchie globale.

Intégration des données client : Les fonctionnalités d’intégration des données client permettent de nettoyer, d'organiser, de charger, de suivre et de synchroniser les données client pour fournir une image du client à 360 degrés.

Ce qu’il faut attendre d'une solution de MDM

Gestion de plusieurs domaines : Une solution unique qui prend en charge plusieurs domaines et élimine ainsi le besoin d’acheter plusieurs solutions, produits ou données de référence.

Consolidation complète des données : Permet de consolider et de maîtriser les données de nombreux systèmes et canaux hétérogènes.

Contrôle des utilisateurs professionnels : Il est possible de saisir directement les données dans l’interface utilisateur ou de télécharger des tableaux Microsoft Excel dans la base de données en respectant les règles de gouvernance, sans intervention du service informatique.

Agilité de l’entreprise : Permet une automatisation puissante pour créer des flux de travail qui peuvent être gérés par des gestionnaires de données.

Précision de l'analyse de données d’entreprise : Cela permet de bénéficier d'un cadre capable de prendre complètement en charge le flux de travail et l'environnement de gouvernance des données fondé sur les processus.

S'il existe diverses pratiques de MDM, toutes les solutions ont un objectif commun : donner des définitions consensuelles et partagées des différentes entités commerciales - clients, produits et éléments financiers - appliquées de manière cohérente sur une liste prédéfinie d’applications informatiques et d’unités commerciales. À son tour, une utilisation cohérente des données (permise par la MDM, par exemple) renforce la précision, la pertinence et la conformité des opérations et de la prise de décisions basée sur les données.

Pour partager des données de manière cohérente, une entreprise doit définir la manière dont applications et les bases de données doivent représenter les entités commerciales partagées. Pour atteindre cet objectif de partage des données, les parties prenantes doivent d’abord s’entendre sur les définitions avant de mettre en place les équipes, les politiques et les procédures nécessaires. La responsabilité continue de chaque domaine de données de référence doit être attribuée, ce qui permettra de résoudre plus rapidement les futurs problèmes, d'identifier les gestionnaires de données et de mettre en place des flux de travail de validation au sein de la solution d'ensemble.

Pour que les données de référence remplissent leur principale fonction – des définitions consensuelles appliquées de manière cohérente –, une équipe interfonctionnelle de techniciens et d’hommes d’affaires doit piloter ces accords. Afin que le service informatique transmette la responsabilité des ajouts, des mises à jour et des suppressions de données de base aux gestionnaires de données métier, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes. L'entreprise doit sécuriser des installations grâce à la sécurité basée sur la fonction, l’historique approfondi des actions pilotées par le flux de travail et l’accord de gestion pour attribuer la responsabilité des actions réalisées ou non.